Einwilligung, Nachweis und Formulartexte: So erfassen Sie Leads datenschutzkonform.
Sobald Sie personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen erheben, benötigen Sie eine Rechtsgrundlage nach DSGVO. Für den Versand von E-Mail-Werbung ist in der Praxis fast immer eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich – zusätzlich fordert das Wettbewerbsrecht (UWG) bei elektronischer Werbung grundsätzlich die vorherige Zustimmung.
Eine wirksame Einwilligung muss freiwillig, informiert, konkret und eindeutig sein. Vorangekreuzte Kästchen genügen nicht. Sie müssen außerdem nachweisen können, dass und wann die Person eingewilligt hat.
Beim Double-Opt-in (DOI) trägt sich ein Interessent zunächst ein (erster Opt-in) und bestätigt anschließend seine Adresse über einen Link in einer Bestätigungs-E-Mail (zweiter Opt-in). Erst danach wird er in den Verteiler aufgenommen.
Der Interessent gibt E-Mail-Adresse (und ggf. Namen) ein und aktiviert die Einwilligung.
Das System sendet automatisch eine Nachricht mit einem Bestätigungslink.
Mit dem Klick bestätigt die Person, dass die Adresse ihr gehört und sie Ihre Inhalte erhalten möchte.
Zeitpunkt, IP-Adresse (soweit erforderlich), Wortlaut der Einwilligung und Bestätigung werden gespeichert.
Gesetzlich ist das Double-Opt-in für Newsletter nicht in jedem Fall ausdrücklich vorgeschrieben. Es gilt aber als übliches Verfahren zum Nachweis der Einwilligung und verhindert, dass Dritte fremde Adressen eintragen. Deshalb empfehlen wir es für jede Lead-Erfassung mit E-Mail-Marketing.
Wenn Sie ein externes Tool für E-Mail-Versand, Formulare oder CRM einsetzen, ist es in der Regel Auftragsverarbeiter. Dafür benötigen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und sollten prüfen, wo Daten verarbeitet werden. Anbieter mit Servern in der EU erleichtern die Umsetzung. Listen Sie die genutzten Dienste in Ihrer Datenschutzerklärung auf.
Die Wahl des Systems hängt auch von diesen Kriterien ab – mehr dazu im Beitrag CRM-Auswahl.
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